یکی از تنش‌زاترین لحظات در دنیای کسب‌وکار، هنگامی است که برای اولین بار مدیر می‌شوید.

هم مسئولیت‌های جدیدی پیدا می‌کنید و هم روش‌هایی جدید برای ارتباط برقرار کردن با مردم. در واقع، هم از مدیران بالادست‌تان و هم از سمت کارکنان‌تان تحت فشار قرار می‌گیرید.

ممکن است کسی که به تازگی مدیر شده استرس داشته باشد که آیا می‌توانید از عهده یک مدیر خوب و موفق بودن برآید؟

هدف ما در این مطلب این است که نقشه‌ای ساده و مختصر برای هدایت این آب‌های متلاطم فراهم کنیم.

در ادامه فهرستی از 10 اصل که به مدیران جدید کمک می‌کند تا موفق شوند را بخوانید.

در این فهرست چه مواردی را مطرح کرده‌ایم؟ ترکیبی از کارکردهای کسب‌وکاری، مهارت‌ها و رفتارها.

این‌ها مواردی هستند برای هنگامی که اولین بار در دریای عظیم مدیریت به پیش می‌روید. باید این نکات را شناخته و بر رویشان تمرکز کنید.

البته مدیریت، اقیانوس پهناوری از موضوعات است و موارد بی‌شماری وجود دارد که منطقاً می‌تواند در این فهرست قرار گیرد. اما این 10 نکته، نکاتی کاربردی و مفید هستند:

1. کسب‌وکار خود را بشناسید

شناخت شما از کسب‌وکارتان هرچه پایه‌ای‌تر باشد، بهتر است.

شاید بگویید این قانون اولیه و پیشفرض بازی است و همه از آن آگاه هستند؛ اما توجه دوباره به آن ارزش دارد.

مدیران جدیدی را دیده‌ایم که اطلاعات و دانش زیادی راجع به عملکرد کسب‌وکاری که مدیر آن هستند، ندارند.

اگر به دنبال مشکلات و دردسرهای فراوان هستید، بدون آگاهی و شناخت وارد کسب‌وکار شوید. اما هیچ مدیر یا کارآفرین عاقلی چنین چیزی را نمی خواهد.

دانستن شیوۀ عملیات و عملکردهای کسب‌وکاری که آن را مدیریت می‌کنید، باعث می‌شود که بتوانید انرژی خود را برای بخش‌ مهم‌تر جریان حفظ کنید: یعنی مدیریت دیگران.

تا حد توان از جزییات کار شناخت داشته باشید، بیشتر بخوانید و بیشتر گوش دهید.

2. برای شناخت کارکنان‌تان وقت بگذارید

این هم نکته‌ای اساسی است که غالباٌ نادیده گرفته می‌شود.

اگر می‌خواهید کارکنانی مولد و وفادار داشته باشید، باید به آن‌ها اعتماد کرده و روابطی صمیمانه و نزدیک با آن‌ها داشته باشید.

اگر در پی انگیزه دادن به کارکنان هستید (و این که به چه چیزی واکنش نشان می‌دهند) باید ابتدا آن‌‌ها را درک کنید.

البته برای شناخت درست کارکنان باید خودتان را نیز به خوبی بشناسید.

یکی از راه‌های سریع و در عین حال موثر برای شناخت خود، استفاده از پنجرۀ جوهری است. این نام از سازندگان آن به نام‌های جوزف لوفت و هری اینگهام گرفته شده است.

حال به توضیح نکات مهم این ماتریس می‌پردازم:

ناحیۀ آشکار ناحیه‌ای است که هم خودمان از آن اطلاع داریم و هم دیگران اطلاع دارند. هر چه این ناحیه بزرگ‌تر باشد ما در ارتباطاتمان آرامش بیشتری داریم.

ناحیۀ کور یا تاریک ناحیه‌ای است که ما خودمان از آن آگاه نیستیم ولی دیگران آن را می‌دانند.

این بخش ممکن است شامل عیوبی در ما باشد که احتمالاً از آن‌ها خبر نداریم. با گرفتن بازخورد از کارکنان و مدیران می‌توانیم این بخش را کوچک‌تر کنیم. بزرگ بودن زیاد این بخش آسیب‌زننده است.

ناحیه ناشناخته ناحیه‌ای است که دیگران از آن اطلاعی ندارند اما خود ما آن را می‌دانیم. این بخش معمولاً شامل ترس‌ها و حساسیت‌های ما است.

مثلاً ما فردی پول‌دوست هستیم اما دوست نداریم دیگران از آن آگاه شوند و سعی می‌کنیم به نوعی آن را بپوشانیم. بزرگ بودن این بخش نیز ممکن است در صورت کنترل نشدن به ما آسیب بزند، پس بهتر است با کمک خودافشاگری و بروز دادن احساسات خود سعی کنیم این بخش را تبدیل به بخش آشکار کنیم.

یا اگر این کار ممکن نیست عیوبی را که داریم به شکلی برطرف کنیم.

ناحیۀ پوشیده یا منِ پنهان، ناحیه‌ای است که نه ما از آن اطلاعی داریم و نه دیگران از آن آگاهند.

مثلاً ممکن است استعدادی در کاری داشته باشیم اما نه خودمان و نه دیگران آن را نمی‌دانند. بزرگ بودن این بخش نیز آسیب‌زننده است و باید سعی کنیم تا جایی که می‌توانیم با کمک ابزار بازخورد آن را کوچک کنیم.

در واقع مدیران بزرگ کسانی هستند که بخش آشکار بزرگ‌تری دارند و سعی می‌کنند دیگر بخش‌ها را نیز به این بخش تبدیل کنند. ضمن این که این بخش‌ها را در دیگران به خوبی می‌شناسند و می‌توانند از آن‌ها در جهت خواسته‌های خود استفاده کنند.

3. به میزان زیاد و به شکل باز و صادقانه ارتباط برقرار کنید

این مورد هم کلیشه‌ای ولی درست است.

هیچ مدیر خوبی را ندیده‌ام که نتواند به خوبی ارتباط برقرار کند. شما باید افراد را راهنمایی کنید، از آن‌ها بازخورد بگیرید و به آن‌ها باخورد بدهید.

مدیرانی که دوست ندارند با کارکنان خود ارتباط برقرار کنند، احتمالاٌ حس می‌کنند که از فرایند مدیریت خوششان نمی‌آید و برای آن مناسب نیستند.

یکی از نکات مهم در ارتباطات، توانایی “شنود موثر” است، زیرا برقراری ارتباط فقط به معنای صحبت کردن با کارکنان نیست و باید حرف آن‌ها را بشنویم و موثر هم بشنویم.

شنود موثر را این گونه تعریف می‌کنند: فرایند کشف رمز و تعبیر و تفسیر فعال پیام‌های کلامی.

در واقع شنود موثر به توجه و پردازش اطلاعات نیاز دارد ولی صرف شنیدن این گونه نیست. بیشتر آدم‌ها از جمله افراد سازمان گوش شنوا ندارند اما شما به عنوان مدیر به شدت نیازمند این هستید که این مهارت را فرا بگیرید.

4. مطمئن شوید که اهداف کارکنانتان (تا حد ممکن) واضح و قابل اندازه‌گیری است

اهدافی که کارمندان آن‌ها را به خوبی درک کنند، بهترین دوست یک مدیر جدید هستند.

اهداف برای مدیران جدید و همچنین قدیمی‌ها، نقشه‌ای واقعی را ترسیم می‌کنند که می‌توان با کمک آن، عملکردها را هدایت و نتایج را اندازه‌گیری کرد.

و کمک می‌کند که امر مدیریت از حالت ذهنی و احساسی خارج شده و تبدیل به امری منطقی‌تر شود. بیشتر مدیران تقریبا به اندازۀ کافی روی تنظیم اهداف وقت نمی‌گذارند.

یکی از معروف‌ترین روش‌ها برای تعیین هدف، روش smart است. این روش می‌گوید هدف باید اینگونه باشد:

• مشخص (specific)
• قابل اندازه‌گیری (measurable)
• دست‎‌یافتنی (attainable)
• واقع‌گرایانه یا مرتبط (realistic or relevant)
• و در محدودۀ زمانی مشخص (timely)

5. از وجود تضاد و تعارض ناراحت نشوید

اگر مدتی در سِمت مدیریت باشید، می‌بینید که تعارض زیادی وجود دارد.

بهترین راه، نه جلوگیری از آن و نه سرکوب آن است، بلکه مواجهه با آن به صورت منطقی و دیپلماتیک است.

به جای فکر کردن به غلبه و پیروزی بر تضاد و تعارض، سعی کنید آن را حل کنید. مدیریت موثر تعارض یکی از مهارت‌های حیاتی است که مدیران موفق باید داشته باشند.

جالب است بدانید که محققان مدیریت در ابتدا (دهۀ 30 تا 40) معتقد بودند که تعارض آنتی‌تز همکاری است و پدیده‌ای است مخرب که باید در سازمان ریشه‌کن شود.

پس از آن (در سال‌های بین دهه 40 تا 70) به این نتیجه رسیدند که تعارض پدیده‌ای طبیعی است که نمی‌توان آن را حذف کرد و البته می‌تواند آثار مثبتی نیز داشته باشد.

اما امروز بر اساس دیدگاه تعاملی رابینز، معتقدند که سطح مشخصی از تعارض برای ایجاد نوآوری و خلاقیت در تیم‌ها و گروه‌ها لازم است و مدیر باید بتواند این سطح از تعارض را مدیریت کند.

6. تاکید بر مسئولیت‌پذیری

مطالعات نشان داده است که بسیاری از مدیران (حتی مدیران ارشد) در مسئولیت‌پذیری ضعیف هستند.

یک مدیر خوب و موفق، مسئولیت کارها را بر عهده می‌گیرد و به این ترتیب فرهنگ مسئولیت‌پذیری را گسترش می‌دهد.

 در نهایت، مسئولیت‌پذیر بار آوردن و مسئولیت‌پذیر نگه داشتن کارکنان به مثابه آجر و ملات مدیریت است.

اگر نتوانید به عنوان یک مدیر، کارکنانتان را مسئولیت‌پذیر نگه دارید، ممکن است نتوانند نتایجی را که نیاز دارید، ایجاد کنند و خانه‌ای خواهید ساخت که دیوار ندارد.

7. اعتبار خودتان را حفظ کنید

اعتبار شما بسیار ارزشمند است.

ساده بگوییم، برای اعتبار در مدیریت نمی‌توان ارزش و بهایی تعیین کرد.

هنگامی که در دنیای کسب‌وکار بودم گاهی از دیدن برخی مدیران شگفت‌زده می‌شدم زیرا واقعیت‌هایی را که به نفعشان نبود نادیده می‌گرفتند و فکر می‌کردند کارمندان عادی آن‌ها را متوجه نمی‌شوند.

حقیقت این است که کارمندان، تقریبا همیشه این موارد را متوجه می‌شوند. عقل سلیم این را می‌گوید: اگر کارمندان به مدیران اعتقاد داشته باشند، سخت‌تر برایشان کار خواهند کرد.

پس هیچ مسئله و حاشیه مهمی را بی جواب و بدون واکنشی مناسب رها نکنید. توجه داشته باشید که گاهی یک مسئله کوچک و پیشپاافتاده درصورت نادیده گرفتن می تواند به اعتبار شما لطمه بزند. همیشه با نهایت شجاعت و شفافیت رفتار کنید.

8. به فکر بهبود کارمندان خود باشید

برای این کار هیچ وقت زود نیست.

حتی اگر در ابتدا شخصی بودید که به کارمندان بی‌توجهی می‌کردید، الان زمان آن است که غرورتان را کنار بگذارید.

درست همانطور که شما از دیگران برای این که کمک کرده‌اند در مسیر کاریتان پیشرفت کنید، تشکر می‌کنید، دیگران هم قدردان شما برای پیشرفت و بهبود مسیر شغلی‌شان خواهند بود.

بهبود کارکنان یکی از عملکردهای مهم مدیریتی است که غالباٌ نادیده گرفته می‌شود اما هنگامی که نباشد و به آن پرداخته نشود، تازه ارزش آن مشخص می‌شود.

9. اگر به کمک نیاز دارید، درخواست کنید

یک مدیر جدید نباید برای مشورت گرفتن از دیگران هنگامی که به مشاورۀ مدیریتی نیاز دارد، شرمنده باشد. برعکس، این معنا و مفهوم اصلی کسب‌وکار است.

یکی از دلایل مزیت کار کردن در سازمان‌ها این است که کمک و مشورت هیچ‌گاه از شما دور نیست.

در طول عمر حرفه‌ای خود، در موقعیت‌های حساس هیچگاه در مشورت گرفتن از مدیران متخصص یا مدیر مستقیم خودم یا دوستان و همکارانم تردید نکردم. و حتی یک بار هم افسوس نخوردم و پشیمان نشدم. هنگامی که پاسخ‌های درست واضح نیستند، همیشه دستیابی به دیدگاه‌های بیشتر مفید و ارزشمند است.

به موقع طلب کمک و مشورت کردن، یکی از صفات بارز یک مدیر تازهکار اما باهوش و عاقل است.

10. طبق قوانین مشخص شده رهبری کنید

نکتۀ آخر این که اگر می‌خواهید یکی از مطمئن‌ترین راه‌ها را برای از دست دادن وفاداری کارکنانتان به شما یاد بدهم، این است که خودتان قوانینی را که برای آن‌ها وضع کرده‌اید رعایت نکنید.

این کار باعث می‌شود افراد سریعاً با شما بیگانه شوند. سر قولتان بمانید و قوانینی را تعیین کنید که احترام به آن‌ها آسان باشد. در این صورت تبدیل به مدیری می‌شوید که دیگران با اشتیاق و ارادۀ خود، از شما پیروی می‌کنند.

حاکمیت قوانینی که درستی تعیین شده اند، همواره بهتر از حاکمیت سخنان مستقیم شما خواهد بود چراکه شما ممکن است حرف‌ها و رفتارتان تحت هیجانات و استرس شدید دستخوش تغییرات منفی شود اما قوانین همیشه ثابت هستند.

مرکز آموزشی و کارآفرینی خوارزمی در مسیر یادگیری مهارت های حرفه ای، پیشرفت شغلی، کارآفرینی و توسعه کسب و کار با بهره مندی از دانش و تجربه اساتید متخصص و دارا بودن کادری مجرب در کنار فراهم آوردن محیطی پویا با امکانات روز آموزشی، با افتخار در کنار شما خواهد بود. امیدواریم بتوانیم نقش و سهمی موثر در آینده، جایگاه شغلی و اجتماعی شما مردم کشور عزیزمان ایران داشته باشیم و رسالت اجتماعی خود را به نحو احسن ایفا نماییم.