مدیریت پروژه امروزه به یکی از مهم ترین ارکان هر سازمان تبدیل شده است، به طوری که وبسایت معتبر Computer World در مقاله ای اعلام کرد که اولویت شرکت ها برای استخدام، بعد از متخصصین IT به مهندسین مدیریت پروژه اختصاص دارد. هر سال تقاضا برای مدیریت پروژه بیشتر شده و این تقاضا دائما دامنه دانش وسیع تری را فرا می گیرد. پیش بینی می شود چابکی عرصه فناوری اطلاعات، کنترل پروژه از راه دور با دستگاه های هوشمند، مدیریت ریسک و امنیت داده ها هر روز اهمیت بیشتری پیدا کنند. با ما در این مقاله همراه باشید تا بتوانید با عملکرد و ویژگی‌های هر یک از ابزارهای مدیریت پروژه و تفاوت آن با نرم افزار CRM  آشنا شوید تا در انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای کسب و کارتان موفق عمل کنید.

مدیریت پروژه چیست؟

با توسعه کسب‌وکارها در سال‌های گذشته، مدیریت پروژه‌ در سازمان‌ها بسیار اهمیت یافته‌ است. به طوری که هر کسب‌وکاری باید افراد متخصص، مسئولیت‌پذیر و آگاه به فرایند مدیریت پروژه را برای کسب مزایای رقابتی در سازمان خود داشته باشد. تاثیر وجود یک فرد متخصص و مسلط بر مدیریت پروژه‌های سازمان، غیر قابل انکار است و نباید نادیده گرفته شود.

مدیریت پروژه شامل قوانین و اصولی است که چگونگی شروع پروژه، نحوه‌ی اجرا، قوانین و برنامه‌ریزی‌های لازم برای اجرای آن را مشخص کند. قطعا هر پروژه‌ای اهداف مشخصی دارد که مدیر پروژه با آگاهی کامل از ویژگی‌های پروژه و ظرفیت و توان تیم برای پیشبرد آن‌ها، برنامه‌ریزی کند.

ویژگی‌های یک پروژه عبارتند از:

• موقت است
• آغاز و پایان مشخصی دارد
• شامل کارهای روتین نمی‌شود
• می‌تواند شامل افرادی خارج از سازمان باشد
• منابع مشخصی دارد

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم افزار مدیریت پروژه(Project management software)  یکی از نرم افزار مدیریتی است و به مدیران پروژه‌ها کمک می‌کند تا بتوانند به بهترین شکل ممکن کارهای مدیریتی پروژه از جمله برنامه‌ریزی، شروع، چگونگی اجرا و پایان آن را انجام دهند. بنابراین آشنایی با نحوه عملکرد نرم افزارهای مدیریت پروژه لازم است.

معرفی برترین نرم افزارهای مدیریت پروژه

 امروزه مدیریت شرکت ها نسبت به سالهای قبل تفاوت های چشمگیری داشته و روش های موفقیت سازمانها دستخوش تغییرات زیادی شده و معیارهای جدیدی را شامل می شود. پروژه های هر سازمان و یا به شکل جزئی تر، هر واحد در سازمان ها نیازمند مدیریت صحیح گروه برای پیشبرد پروژه و برنامه ریزی دقیق با دسترسی ساده کاربران به این برنامه ریزی ها می باشد. به همین منظور نرم افزار ها و برنامه های مدیریت پروژه در فضای اینترنت به تازگی محبوبیت بالایی کسب کرده اند که در اینجا قصد داریم به بررسی تعدادی از این نرم افزارهای محبوب بپردازیم:

 ترلو (Trello)

نرم افزار مدیریت پروژه ترلو یکی از پرکاربردترین و فراگیرترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که به صورت کاملا رایگان در بستر وب و به صورت اپلیکیشن‌ برای سیستم‌ عامل‌های اندروید و آیفون وجود دارد.

استفاده از نرم افزار ترلو را می‌توان به استفاده از تخته وایت‌برد یا کاغذهای رنگی تشبیه کرد که افراد وظایف و برنامه‌هایشان را روی آن‌ها می‌نویسند و در صورت انجام دادن، جلوی آن‌ها تیک می‌زنند با این تفاوت که این سیستم‌ سنتی، قابلیت‌های لازم برای ارسال وظایف به همه‌ی اعضای تیم را ندارد و موجب اتلاف وقت و هزینه می‌شود و عملکرد یکپارچه‌ و منسجمی هم ندارد.

مدیران پروژه با استفاده از نرم افزار ترلو می‌توانند وظایف اعضای تیم خود را مشخص و میزان پیشرفت انجام هر کدام از وظایف توسط افراد را ارزیابی کنند.

کارها به دست اعضا را بسنجند. همچنین مدیران می‌توانند در صورت نیاز به صورت آفلاین وظایف را تغییر دهند.

مزایای ترلو

• کار کردن با نرم افزار ترلو بسیار راحت و آسان است و همه‌ی افراد حتی بدون دانش تخصصی می‌توانند از آن استفاده کنند. این نرم افزار دارای رابط تصویری جذابی است و کاربران می‌توانند از کار با آن لذت ببرند.
• هیچ محدودیتی در تعداد افراد وجود ندارد.

مدیران پروژه می‌توانند هرتعدادی از افراد درگیر در پروژه را که می‌خواهند عضو بوردهای ترلو کنند و در صورت نیاز با آن‌ها تبادل اطلاعات و هم‌فکری داشته باشند.

• استفاده از نرم افزار ترلو رایگان است.

توسعه‌دهندگان نرم افزار ترلو از ابتدا آن را به صورت کاملا رایگان در اختیار کاربران قرار دادند تا همه‌ی افراد بتوانند از امکانات آن بهره ببرند و تنها برای استفاده از امکانات پیشرفته هزینه‌ پرداخت کنند.

• ترلو برای سازمان‌های بزرگ و کوچک طراحی شده است.

ترلو به گونه‌ای طراحی شده است که همه‌ی سازمان‌‌ها اعم از کوچک و بزرگ بتوانند از آن استفاده کنند. به عنوان مثال برای فعال کردن قابلیت‌هایی برای ادمین عبارت Trello business class و برای سازمان‌های بزرگ عبارت Trello enterprise را جستجو کنید.

• نرم افزار ترلو برای انجام کارهای روزمره هم بسیار کاربردی است.

ترلو علاوه بر سازمان‌ها برای سایر افراد هم جهت انجام و اولویت‌بندی انجام کارهای روزمره بسیار مفید است. به عنوان مثال یک دانشجو می‌تواند کارهای خود را در آن برنامه‌ریزی کند و در صورت نیاز تغییرات دلخواهش را به‌وجود اورد.

اصطلاحات به کار رفته در ترلو

ترلو دارای سه اصطلاح مهم بورد، کارت و لیست است. بورد مانند تخته وایت برد است که افراد می‌توانند پروژه خود را بر روی آن مشخص کنند و در صورت نیاز تغییراتی را به‌وجود بیاورند. درون هر بورد لیست‌ها و کارت‌ها قرار گرفته‌اند که افراد می‌توانند وظایف را درون آن طبقه‌بندی و یا جا‌به‌جا کنند.

آسانا (Asana)

نرم افزار مدیریت پروژه آسانا یکی از نرم افزارهای کاربردی است که می‌توان به صورت دقیق‌ و جزئی‌ برای مدیریت وظایف از آن استفاده کرد. افراد می‌توانند در آن گزارش لحظه‌ای داشته باشند، بدون نیاز به ایمیل فایل‌های مورد نظر خود را بارگذاری کنند و در مواقع دلخواه در آن به گفت‌وگو و تبادل اطلاعات بپردازند.

همچنین می‌توان از این نرم افزار به صورت تخصصی در BPMS بهره برد.

مزایای نرم افزار آسانا

• قابلیت ادغام سازی با دیگر نرم افزارها

نرم افزار آسانا می‌تواند با نرم افزارهای دیگری مثل MICROSOFT OUTLOOK، SALES FORCE ترکیب شود.

• وجود افزونه‌های کاربردی

توسط این افزونه‌ها افراد می‌توانند زمان را مدیریت و گزارش‌های جزئی از عملکرد اعضا تهیه کنند. از جمله این افزونه‌های مهم می‌توان به نمودارهای کانبان (Kanban) و گات (Gantt) اشاره کرد.

• محدودسازی استفاده از ایمیل

این نرم افزار با داشتن قابلیت‌هایی مثل مشخص کردن وظایف، موقعیت و پروژه تک تک افراد نیاز به استفاده از ایمیل را محدود می‌کند.

اصطلاحات مهم در نرم افزار مدیریت پروژه آسانا

• موعد انجام کار:مشخص کننده‌ی زمان تحویل کار است.
• واگذار کردن کارها: به افراد ابلاغ می‌شود چه‌کارهایی را باید انجام دهند.
• خرده وظایف:می‌توان کارهای کوچکی که در کنار کارهای اصلی باید انجام شود را مشخص کرد.
• برچسب‌‌ها: با استفاده از این قابلیت می‌توان وظایف را در دسته‌بندی‌های مرتبط با هر پروژه قرار داد.
• پیوست‌ها: می‌توان پیوست‌های مرتبط با وظایف را از پلتفرم‌های مختلف مانند گوگل یا دراپ‌باکس انتخاب کرد و به وظیفه‌ی مورد نظر الحاق کرد.