در این مقاله آموزشی سعی داریم شما کاربران و مشتریان محترم را با انواع و اجزاء سند حسابداری در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم آشنا نماییم. همچنین شما با مطالعه این مقاله می‌توانید با نحوه ثبت سند حسابداری و جستجو در اسناد هم آشنا شوید. در ضمن با مفاهیمی مثل وضعیت سند و شرح آن نیز آشنا می‌شوید.

سند حسابداری چیست؟

در تمامی نرم افزارهای حسابداری و مالی که پایه و اساس آن بر اساس حسابداری دوبل (دوطرفه) چیده شده است برای ثبت هر رویداد مالی از فرمی استفاده می‌کنیم که به آن سند حسابداری گفته می‌شود. ورود اطلاعات هر رویداد مالی در نرم افزار حسابداری تنها از طریق ثبت سند حسابداری صورت می‌پذیرد لذا سند حسابداری به‌عنوان درگاه ورود اطلاعات در سیستم حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است.

نحوه ثبت سند حسابداری در نرم افزار سپیدار

این بخش از نرم افزار بیشتر مورد استفاده حسابداران و مدیران مالی قرار می‌گیرد، زیرا به اطلاعات کامل حسابداری نیاز دارد. برای استفاده از گزاشات حسابداری مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و… ابتدا اسناد حسابداری ثبت شود که در نرم افزار سپیدار اسناد حسابداری به دو دسته سند حسابداری اتوماتیک و سند حسابداری دستی تقسیم می‌شود.

سند حسابداری اتوماتیک

در نرم افزاری حسابداری سپیدار امکانی فراهم شده تا کاربران بدون داشتن اطلاعات حسابداری به راحتی بتوانند با استفاده از عملیات موجود در نرم افزار مانند فاکتور خرید، فاکتور فروش، عملیات دریافت و پرداخت و سایر عملیات موجود در نرم افزار به ثبت رویدادهای مالی روزانه خود بپردازند و نرم افزار به‌صورت اتوماتیک اسناد حسابداری آن عملیات را ثبت می‌کند.

سند حسابداری دستی (غیر اتوماتیک)

در نرم افزار حسابداری سپیدار این امکان وجود دارد تا در صورت تمایل کاربر برای انجام امور مالی از سند حسابداری دستی استفاده نماید. در این آموزش نحوه ثبت سند حسابداری دستی (غیر اتوماتیک) به‌صورت کامل آموزش داده شده است. در منوی های سمت راست، ماژول حسابداری را باز کرده و در قسمت عملیات بر روی سند حسابداری جدید کلیک کنید.

در تصویر زیر یک سند حسابداری نرم افزار سپیدار را مشاهده می‌کنید که جزئیات آن را در ادامه مطالعه می‌نمایید.

انواع شماره در سند حسابداری

در سند حسابداری در نرم افزار سپیدار انواع شماره‌گذاری را داریم که هرکدام از این شماره‌ها به‌منظور گزارش‌گیری بهتر بسیار کاربردی خواهند بود. در یک سند حسابداری سپیدار شماره‌های ذیل موجود هستند.

• شماره سند
• شماره فرعی
• شماره عطف
• شماره روزانه

 برخی از این شماره‌های به‌صورت سیستمی و برخی به‌دلخواه کاربر ثبت خواهند شد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

1. شماره سند

شماره سند در نرم افزار سپیدار بعد از ذخیره سند ثبت می‌گردد که به دو روش دستی و اتوماتیک و بر اساس سال‌های مالی صادر می‌گردد که در روش دستی کاربر در صورت تمایل می‌تواند به‌صورت دستی این شماره را وارد کند. پس از حذف سند می‌توان شماره آن را به سند دیگر اختصاص داد. همچنین در منوی تنظیمات روش‌های شماره‌گذاری جدید در قسمت موجودیت سند حسابداری را انتخاب کرده و نحوه شماره‌گذاری آن را به دو صورت خودکار و دستی می‌توان تنظیم کرد.

در نهایت می‌توان با شماره‌گذاری مجدد اسناد ترتیب شماره اسناد را جهت گزارش‌های قانونی اصلاح کرد که در ادامه به نحوه شماره‌گذاری مجدد اسناد حسابداری در نرم افزار سپیدار اشاره خواهد شد.

 2. شماره فرعی

شماره فرعی در اختیار کاربر است، به نحوی که ورود یا خالی گذاشتن آن خللی در صدور سند ایجاد نمی‌کند.

ویژگی این شماره قابلیت تکرارپذیری آن است. به کمک این شماره می‌توان اسناد حسابداری را دسته‌بندی کرد. برای مثال: برای هر پروژه شرکت یک کد به‌عنوان شماره فرعی در نظر گرفت از این شماره می‌توان به‌عنوان سری سند استفاده کرد. با ثبت این شماره می‌توان گزارش‌های جزئی از اسناد مالی دریافت کرد.

3. شماره عطف

با صدور هر سند حسابداری، یک شماره عطف به آن اختصاص می‌یابد. شماره عطف توسط کاربر قابل‌تغییر نیست و با حذف سند حذف خواهد شد.

توجه: در صورتی که هیچ سند حسابداری از سیستم حذف نشود، شماره عطف و شماره سند برابر خواهند بود. به کمک شماره عطف می‌توان ترتیب ورود اسناد در سیستم را پیگیری کرد.

نکته 1: می‌توان با تیک زدن گزینه “شماره‌گذاری شماره عطف در شماره‌گذاری مجدد اسناد” که در منوی تنظیمات، تنظیمات و در قسمت حسابداری قرار گرفته است. شماره عطف اسناد حسابداری را با شماره‌گذاری مجدد اسناد تغییر داد.

نکته 2: در صورتی که هیچ سند حسابداری از سیستم حذف نشود، شماره عطف و شماره سند برابر خواهند بود. در صورت تمایل می‌توان در منوی تنظیمات نمایش شماره عطف در روکش سند حسابداری را غیرفعال نمود.

4. شماره روزانه

شماره روزانه نشان‌دهنده ترتیب صدور اسناد در هر روز است. این شماره به‌صورت سیستمی صادر می‌شود. مبنای شماره‌گذاری مجدد اسناد در تاریخ‌های برابر، شماره روزانه سند است. همچنین در گزارش‌های امکان فیلتر اسناد با شماره روزانه‌های یکسان وجود دارد. برای مثال اولین سند صادرشده در تاریخ‌های متفاوت.

شماره‌گذاری مجدد اسناد

پس از صدور و حذف اسناد، می‌توان شماره حسابداری را مجدد مرتب کرد. برای این کار کافی است در منوی حسابداری، شماره‌گذاری مجدد اسناد را انتخاب نمایید. با انجام این عملیات شماره اسناد به ترتیب تاریخ و شماره روزانه مرتب خواهند شد.

تاریخ سند حسابداری

هر رویداد مالی یا رویدادهای مالی در یک تاریخ مشخص اتفاق می‌افتد، بدون درج تاریخ ثبت سند حسابداری امکان‌پذیر نیست. سند باید تاریخ داشته باشد و روز، ماه و سال وقوع رویداد مالی کاملاً مشخص باشد. تاریخ هر سند درواقع شناسنامه است و سند بدون تاریخ ارزش قانونی نخواهد داشت. در بالای فرم سند حسابداری تاریخ سند را مشخص می‌کنیم، در اسناد حسابداری که اتوماتیک ثبت می‌شود این تاریخ قابل‌تغییر نیست و تاریخی که در عملیات درج شده است را قرار می‌دهد.

نکته: با استفاده از گزینه روز جاری، تاریخ روز جاری در قسمت تاریخ درج می‌شود.

انواع سند در حسابداری

اسناد مالی از لحاظ ماهیت صادرشده به 5 نوع اصلی تقسیم می‌شوند.

1. سند افتتاحیه

در ابتدای دوره به‌منظور شروع و انتقال مانده از دوره مالی قبل درج می‌شود که این سند در اولین دوره مالی در سیستم سپیدار قابل‌تغییر است اما از دوره مالی دوم به بعد قابل‌ویرایش نیست.

2. سند عمومی

این نوع سند هنگام ثبت سندهای دستی که توسط خود کاربر انجام می‌شود قرار می‌گیرد که در این نوع سند خود کاربر باید ماهیت حساب بدهکار و بستانکار را شناسایی کند.

3. سند سیستمی

این سند از زیر سیستم‌های دیگر نرم افزار سپیدار مانند مشتریان و فروش، تأمین‌کنندگان و انبار و… که به‌صورت اتوماتیک ثبت می‌شود درج می‌شود که این نوع اسناد فقط قابلیت تغییر شرح هر آرتیکل را می‌دهد.

4. سند بستن حساب‌ها

این نوع سند به‌منظور بستن حساب‌های موقت (سود و زیانی) که به‌صورت اتوماتیک است ثبت می‌شود، این نوع سند قابل‌ویرایش نیست.

5. سند اختتامیه

این نوع سند به‌منظور بستن حساب‌های دائم (ترازنامه‌ای) که در پایان دوره مالی ثبت می‌شود درج می‌گردد، این سند قابل‌ویرایش نیست و به‌صورت اتوماتیک ثبت می‌شود.