طی چند ماه اخیر با همه‌گیری ویروس کرونا تقریبا تمامی مذاکرات به بستر آنلاین منتقل شده است؛ البته قبل از این دوره تعداد زیادی از مذاکره‌کننده‌ها از ابزارهای دیجیتال برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده می‌کردند. امروز بخصوص در شرایط کنونی تکنولوژی‌های ویدئویی، کنفرانس‌های از راه دور کم‌هزینه و ایمیل‌ها همگی به روش‌های کارآمدی برای هماهنگی و آماده‌سازی تیم‌ها برای مذاکره با همتایان (افرادی از شرکت‌های مختلف که رده شغلی مشابهی دارند؛ طرف‌های مذاکره‌کننده) خود تبدیل شده است.
شاید بد نباشد برای بررسی میزان افزایش استفاده از ابزارهای دیجیتال برای مذاکره و برقراری ارتباط به سراغ تحقیقات علمی انجام شده برویم. تحقیقات علمی در مورد مذاکره آنلاین و مجازی چه چیزی به ما می‌گوید؟ آیا مذاکره آنلاین در ارزش‌آفرینی برای همکاران و همتایان کارآمدتر هستند و یا بالعکس اثراتی منفی برجای می‌گذارند؟

مذاکره آنلاین شامل سه اصل می باشد:

• دانش و آگاهی نسبت به موضوع

این مرحله خود شامل زیرشاخه های (فنی – مکالمه – رفتارشناسی) می باشد، که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

• نگرش و بینش

دید و هدف ما در طول مذاکره را مشخص می نماید.

• مهارت

تمرین و آموزش های ما که حالا به مهارت تبدیل شده.

در جامعه ما سه دسته افراد داریم:

• بصری
• سمعی
• لمسی

در زیر به هر کدام از حس ها با راه حل آن خواهیم پرداخت تا در مذاکره مجازی بتوانیم از آن استفاده نماییم:

افراد بصری را چگونه می تواند شناخت:

اینگونه افراد، افرادی برونگرا می باشند که دارای خصوصیاتی نظیر: تن صدای بلند – استفاده از کلمه های کوتاه – مکالمه های کوتاه و … می باشند که باید با این افراد باید مذاکره ای تلفنی یا مجازی کوتاهی در نظر گرفت، با صدای بلند و مانند خودشان ارتباط گرفته شود، این افراد حوصله جملات بلند و کتابی را ندارند و باید کوتاه و روان با این دسته صحبت نمود ولی بهترین راه با این افراد یک تماس کوتاه و دعوت به یک جلسه حضوری می باشد.

افراد سمعی را چگونه می توان شناخت:

این افراد دارای خصوصیاتی نظیر: صدای آرام، علاقه به واژه های کتابی، جملات بلند و در مذاکره با این افراد سکان مکالمه باید در دست ما می باشد. این افراد بهترین کسانی هستند که می شود در مذاکره آنلاین با آنها مذاکره نمود زیرا نقطه تصمیم گیری این افراد گوش هایشان می باشد.

افراد لمسی را چگونه می توان شناخت:

این افراد دارای خصوصیانی نظیر: اهل شوخی، افرادی احساسی، استفاده از واژه های محبت آمیز و … می باشند. پس از افراد سمعی بیشترین تاثیر مذاکره آنلاین روی این دسته از افراد می باشد.

اولین رفتار ما باید این باشد که بتوانیم، هر سه مورد (سمعی، بصری، لمسی) باشیم. یعنی با کسانی که سمعی هستند سمعی باشیم، کسانی که بصری هستند بصری باشیم و کسانی که لمسی هستند لمسی باشیم.

چه موقع به‌صورت آنلاین مذاکره کنیم؟

مذاکرات آنلاین دارای قوانین و قواعدی خاصی هستند که برای نتیجه‌گیری بهتر لازم است موردتوجه قرار گیرند:

1-وظایف اعضای تیم را به‌روشنی مشخص کنید. تماس‌ها و ویدئوکنفرانس‌هایی که با حضور چهار و بیشتر از چهار نفر برگزار می‌شود می‌تواند به‌سرعت از چهارچوب برنامه‌ریزی‌شده خارج شود.

برای مقابله با این مشکل باید مشخص باشد که: چه کسی مسئول برگزاری جلسه است؟ چه موضوعاتی مورد بحث قرار می‌گیرد؟ چه کسی به سؤالات پاسخ می‌دهد؟ برنامه پس از مذاکره چیست؟ اعضای تیم چگونه به‌صورت آفلاین و حضوری با هم دیدار خواهند داشت؟

2-برای مکالمات و مذاکرات از روش‌های مختلفی استفاده کنید. برای بسیاری اتفاق افتاده که پیامی را اشتباها در گروه‌ها ارسال می‌کنند و کسانی که نباید پیام را ببینند، می‌بینند. برای جلوگیری ازاین‌دست اشتباهات توصیه می‌شود از برنامه‌های مختلفی برای چت کردن استفاده کنید.

به‌عنوان مثال اگر از برنامه زوم (برنامه‌ای برای ویدئوکنفرانس و ارسال پیام‌های گروهی) بر روی کامپیوتر استفاده می‌کنید برای پیام دادن به همتایان از تلفن همراه و یا سایر برنامه‌های موجود استفاده کنید.

3-مختصر چت کنید. پیام دادن هنگام مذاکرات می‌تواند مهم باشد اما پژوهشی نشان داده که انجام دادن چند کار به‌صورت هم‌زمان در تلفن همراه هنگام مذاکره منجر به کسب نتایج ضعیف‌تر و اعتبار کمتر در نزد همتایان شده و باعث می‌شود شما را به‌عنوان یک فرد غیرحرفه‌ای در نظر بگیرند. به یاد داشته باشید که کوتاه‌گویی هنگام برقراری ارتباط با همتایان و هم‌تیمی‌ها در مذاکرات به‌عنوان یک ویژگی پسندیده محسوب می‌شود.

4-بهتر است ارتباط ویدئویی در صفحه‌نمایش بزرگ‌تر برقرار شود. پژوهشی که توسط چارلز ناکوین (Charles Naquin) و همکارش انجام شد نشان داد که مذاکره‌کننده‌هایی که در جلساتشان از ارتباط ویدئویی به‌جای ایمیل و یا پیام متنی استفاده کرده‌اند به‌مراتب نتایج بهتری به دست آورده‌اند. همچنین کسانی که از کامپیوترهایی با صفحه‌نمایش بزرگ‌تر استفاده کرده‌اند نسبت به کسانی که صفحه‌نمایش کوچک‌تری داشتند نتایج مطلوب‌تری به دست آورده‌اند. در نظر داشته باشید که هرچه راحت‌تر بتوانید طرف مذاکره‌کننده را ببینید، ذهنتان انرژی کمتری مصرف خواهد داد.

5- مختصر و مفید صحبت کنید. درحالی‌که کنفرانس‌های ویدئویی و تلفنی نسبت به پیام متنی و یا ایمیل ابزارهای کارآمدتری هستند؛ اما درک پیام‌های آنها از بعد شناختی نیازمند تلاش فکری بیشتری است. انسان‌ها مغزی محاسبه‌گر دارند لذا برای درک شکاف‌ها، نواقص، وقفه‌های زمانی و سایر موضوعات مبهم و دوپهلو در تعاملات باید سخت موقعیت را تجزیه‌وتحلیل کنند. ویدئوها و کنفرانس‌های از راه دور کوتاه و ساختاریافته می‌تواند به تعامل بیشتر همتایان طرف‌های مذاکره در جلسات کمک کند.

نقاط قوت و ضعف مذاکره آنلاین

بررسی دقیق اثربخشی مذاکرات آنلاین مستلزم نگاهی گسترده‌ است؛ برای مقایسه و دستیابی به نتیجه بهتر لازم است این نقاط قوت و ضعف را در کفه ترازو قرار دهیم. این موضوع دارای دو بعد مثبت و منفی است.
بعد منفی موضوع آن است که مذاکره آنلاین همراه با نتایج عینی ضعیف‌تر، صمیمیت و اعتماد کمتر بین اعضای مذاکره‌کننده است.

فرا تحلیلی (Meta-Analysis) که در سال 2002 انجام شد نشان داد که تصمیم‌گیری گروهی زمانی که اعضا ارتباط چهره به چهره نداشته باشند بیشتر طول کشیده و همراه با کارایی و رضایت کمتری خواهد بود. در مورد ایمیل نیز –که افراد درون‌گرا بیشتر در موقعیت‌های چالش‌برانگیز آن قرار می‌گیرند- تمایل به همکاری کاهش می‌یابد.

این موضوع شاید از آن نشات می‌گیرد که ما در بیان گلایه، نظرات منفی و شکایات از طریق ابزارهای دیجیتال جسارت بیشتری به خرج می‌دهیم.

یکی دیگر از ریسک‌های بزرگ در حوزه مذاکرات آنلاین مربوط به سوءبرداشت‌هاست. پژوهش‌هایی که توسط محققان صورت گرفته نشان می‌دهد که افراد معمولاً در بیان اینکه چقدر پیامشان را به‌خوبی به مخاطب انتقال می‌دهند و به چه میزان مخاطب آن را درک می‌کند؛ اغراق می‌کنند. در همین زمینه مطالعه دیگری که در سال 2019 انجام شد نشان می‌دهد که افراد در فهم احساسات در پیام‌هایی که از طریق ایمیل ارسال می‌شود عملکرد بسیار بدی دارند.

یک فرا تحلیل جالب دیگری که شامل 43 مطالعه بوده نشان می‌دهد که زنان در جلسات آنلاین نسبت به جلسات حضوری همراهی کمتری دارند. این در حالی است که رفتار مردان در جلسات آنلاین نسبت به جلسات حضوری چندان تغییر نمی‌کند. شاید این موضوع به دلیل آن باشد که زنان برای مؤدب بودن و ابراز صمیمیت بیشتر در جلسات آنلاین تحت فشار نیستند.

بعد مثبت مذاکرات آنلاین اما انعطاف‌پذیری و پویایی آن برای بهبود مداوم است. تحقیقات نشان داده اگر مذاکره‌کنندگان آنلاین در راستای منافع مشترک با موانعی روبرو شوند، راهکارهایی برای مرتفع سازی مشکلات و ارتقای شانس موفقیت در جلسات آنلاین به وجود خواهند آورد. لازم به ذکر است که بسیاری از ترفندهای مذاکره معمول و حضوری در بستر آنلاین نیز نتیجه مثبتی را در بر خواهد داشت.

چند توصیه:

برای موفق بودن در مذاکره آنلاین، نکات فراوانی است که ما در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم:

• حتما از تصویر مناسبی در پروفایل خودتان استفاده نمایید.
• حتما چندین و چند بار متن پیام را مرور کنید.
• از شکلک ها و ایموجی ها برای نشان دادن نوع احساس استفاده کنید تا مخاطب دچار سوء برداشت نشود.
• از خلاصه نویسی استفاده نکنید و سعی کنید در قالب جملاتی کامل، مطلبتان را توضیح دهید.
• سعی کنید از سمت کانال های ارتباطی ضعیف مانند ایمیل و پیام رسان ها  به سمت کانال های ارتباطی قوی مانند ارتباط تلفنی و ارتباط حضوری سوق پیدا کنید.
• از ارسال کامل پیام ها مطلع شوید. برای این موضوع می توانید از مخاطب خودتان پیگیری کنید.